Google Drive: Tricks für den Cloud-Speicher und die Dokument-Verarbeitung

Google DriveLeser-Tipp

"Google Drive" ist ein Tausendsassa. Doch bei dem ausladenden Funktionsumfang kann man schnell mal die Übersicht verlieren. Egal ob auf dem Rechner, Tablet oder Smartphone:  Guru Sebastian zeigt euch eine Reihe an Tricks, die ihr vielleicht noch nicht kanntet.

Ich bin ein Freund von "Google Drive". Der kleine Produktivitätshelfer lässt mich einfach und schnell Notizen niederschreiben, auf die ich im Anschluss von überall zugreifen kann. Oder ich teile mir mit einer Arbeitsgruppe wichtige Dokumente wie Plantabellen. Und noch besser: Dank der kostenlosen Speicherkapazität meines Google-Drive-Kontos lege ich Sicherheitskopien wichtiger Dateien an und teile sie auf Wunsch jederzeit mit anderen Usern. Schon dabei bietet "Google Drive" enorm viele Möglichkeiten. Aber die Optionen sind so vielfältig, dass man kaum alle kennen kann. Einige meiner liebsten Kniffe stelle ich euch jetzt einmal kurz vor.

Google Drive offline nutzen

Wusstet ihr, dass ihr auch offline auf euer "Google Drive"-Konto und sämtliche Daten zugreifen könnt? Das ist vor allem für Geschäftsreisende interessant, die auch im Flieger produktiv sein möchten. Allerdings müsst ihr Drive erst einmal das Offline-Arbeiten in den Einstellungen "beibringen". Wenn ihr auf der Startseite eures Drive-Kontos seid, klickt ihr einfach auf das kleine Zahnrad am oberen rechten Bildschirmrand und anschließend auf "Einstellungen". Hier findet ihr jetzt den Punkt "Offline" – verpasst dem Kästchen daneben einen Haken, und schon speichert "Google Drive" alle Daten auf eurem PC oder Mac zwischen. Während ihr offline in Drive arbeitet, könnt ihr zwar leider nicht auf Fotos und Videos zugreifen, aber zumindest Dokumente im nativen "Google Drive"-Dateiformat einsehen, bearbeiten und erstellen. Wenn ihr mich fragt: super praktisch!

Mann Flugzeug
Was viele nicht wissen: Google Drive ist auch offline nutzbar, zum Beispiel im Flieger oder Zug. (© 2016 CC0: Pexels.com/gratisography.com)

Dateien einfach finden

Mit der Zeit wurde es in meinem Drive-Ordner ziemlich unübersichtlich. So viele Google Docs, zwischengespeicherte Daten und von Freunden und Kollegen freigegebene Dateien haben sich gehäuft, dass an eine einfache Übersicht nicht mehr zu denken war. Aber Google wäre wohl nicht Google, wenn es keine gute Suchfunktion gäbe. Das Dropdown-Menü lässt euch nicht nur nach bestimmten Dokumentenarten filtern sondern auch eine komplexe, erweiterte Suche starten. Über diese könnt ihr beispielsweise in Windeseile nach Datei-Eigentümern, Änderungsdaten oder Titeln suchen.

Schnell Bilder scannen: Bisher aber nur mit Android

Wenn ihr ein Android-Smartphone oder Tablet besitzt, könnt ihr im Handumdrehen Bilder scannen. Vor allem unterwegs kann das eine enorme Erleichterung sein. Tippt auf der Hauptseite der App einfach auf das Plus-Symbol und wählt dann den Punkt "Scannen" aus. Die aufgenommenen Bilder könnt ihr anschließend ganz einfach rotieren und zuschneiden – auch wenn die automatische Erkennung schon ziemlich gut funktioniert. Auch mehrseitige Dateien sind kein Problem und lassen sich im Handumdrehen zusammensetzen. Alle erstellten Dateien werden dabei natürlich automatisch in eure Cloud geladen. Die iOS-App besitzt diese praktische Funktion bis jetzt leider noch nicht, hier könnt ihr lediglich Fotos aufnehmen.

Ältere Versionen eurer Dateien abrufen

Sehr praktisch ist, dass "Google Drive" einen detaillierten Überarbeitungsverlauf eurer Dateien anlegt. Das ist vor allen Dingen dann unerlässlich, wenn ihr in einer Gruppe an ein und demselben Dokument arbeitet. Öffnet dazu bei Texten oder Tabellen einfach die gewünschte Datei und wechselt über den Reiter "Datei" und den Punkt "Überarbeitungsverlauf anzeigen" direkt in die Historie. Bei anderen Dateien habt ihr ähnliche Möglichkeiten, müsst hierbei allerdings per Rechtsklick auf die jeweilige Datei den Punkt "Versionen verwalten" aufrufen. Jetzt könnt ihr euch über ein Menü ganz einfach durch die verschiedenen Versionen klicken, Vorschauen anzeigen lassen und auf Wunsch die alte Fassung wiederherstellen.

Navigation per Tastenkürzel

Je länger ihr mit "Google Drive" arbeitet, desto mehr wünscht ihr euch praktische Tastenkürzel. Sie erleichtern euch die Navigation und Organisation. Anstatt sich lange durch Menüs klicken zu müssen, kommt ihr so schnell und unkompliziert an euer Ziel. Auch "Google Drive" hat einige nützliche Kürzel im Petto, die euch vor allen Dingen das Erstellen neuer Dokumente vereinfacht. Die folgenden Tastenkürzel solltet ihr immer im Hinterkopf behalten:

  • Umschalttaste + T: Neues Google Doc
  • Umschalttaste + S: Neue Google Tabelle
  • Umschalttaste + P: Neue Google Präsentation
  • Umschalttaste + D: Neue Google Zeichnung
  • Umschalttaste + O: Neues Google Formular
  • Umschalttaste + F: Neuer Ordner

Diktiert Google Drive eure Texte

Wusstet ihr, dass ihr "Google Drive" auch Texte diktieren könnt? Das geht ganz einfach: Öffnet ein neues Dokument, geht anschließend auf den Reiter "Tools" und den Punkt Spracheingabe. Jetzt braucht ihr nur noch auf das Mikrofon auf der linken Seite zu klicken, schon registriert "Google Drive" eure Spracheingabe und setzt sie als Text um. Und wer hätte es gedacht: Natürlich habe ich auch diesen Absatz mit der Google-Spracherkennung verfasst. Bis auf kleinere, nötige Ausbesserungen im Anschluss setzt "Google Drive" die Spracheingaben meiner Erfahrungen nach auch recht zuverlässig um.

Google Drive
Google Drive: Ein praktisches Feature sowohl in der Desktop-Version als auch in der App (© 2016 )

Die größten Speicherplatzfresser identifizieren

Der kostenlose Speicherplatz von 15 Gigabyte mag im ersten Moment recht großzügig klingen, doch je mehr ihr "Google Drive" benutzt, desto eher stößt ihr an die Grenzen des Cloud-Speichers. Wer nicht direkt zu einer kostenpflichtigen Erweiterung greifen will, sollte sich einen Überblick über die größten Speicherplatzfresser im eigenen Drive verschaffen. Die Funktion ist etwas sehr kryptisch in den Hilfe-Texten des Cloud-Dienstes versteckt, deshalb nutzt ihr am besten einfach diesen Direkt-Link, um euch eine Übersicht zu verschaffen. Eurem Speicherkontingent werden dabei übrigens keine in "Google Drive" erstellte oder euch von anderen Nutzern freigegebene Dateien abgezogen – nur falls ihr euch wundern solltet.

Die Desktop-App ist ein Segen

Kein klassischer Tipp, sondern vielmehr eine Empfehlung: Ladet euch den "Google Drive"-Client für euren Rechner herunter. Er erleichtert euch nicht nur den Zugriff auf all eure Dateien, sondern ermöglicht euch auch das Bearbeiten – egal wo ihr seid. Und seid ihr mit eurer Arbeit fertig, werden die Daten sofort synchronisiert, sobald ihr mit dem Netz verbunden seid. So könnt ihr unterwegs beispielsweise an Textdateien arbeiten und sie Zuhause direkt wieder synchronisieren – etwas, das ich mittlerweile sehr zu schätzen gelernt habe. Außerdem könnt ihr auf Wunsch dabei auch nur bestimmte Ordner auf euren Rechner übertragen und neue Dateien ganz einfach per "Drag and Drop" hochladen.

Fazit: Da ist mehr drin, als gedacht

Ihr seht, "Google Drive" hat noch einiges mehr auf dem Kasten als die Standard-Funktionen. Ihr könnt eure Google Docs per Diktierfunktion erstellen, euch mit praktischen Tastenkürzeln zum Großteil sogar ohne Maus durch die Oberfläche navigieren und das Ganze auch jederzeit offline nutzen. Ich hoffe, dass euch einige meiner Kniffe hier und da beim Umgang mit "Google Drive" auf die Sprünge helfen.

Aufmacherbild: (© 2016 )

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