Nachdem die eine Baustelle erledigt war, machte sich Tuschl an die nächste Aufgabe, die Neugestaltung des Festnetzanschlusses. Denn in der Nürnberger Zentrale und den zwölf Standorten waren die unterschiedlichsten Telefonanlagen im Einsatz, etliche von ihnen bereits seit über 20 Jahren. Die technologisch überholten Systeme wurden herstellerseitig kaum noch gewartet – und auch der hauseigenen IT-Abteilung bereiteten sie zunehmend Kopfzerbrechen: „Wenn Sie zehn Telefonanlagen von drei verschiedenen Herstellern im Haus haben, müssen Sie sich in jede neu hineindenken. Das kostet Zeit und Nerven“, führt Tuschl aus. Zudem waren sie zum Teil für die bevorstehende Umstellung auf die IP-Technologie nicht geeignet.
Erneut führte die GGSD mit mehreren Anbietern Gespräche. Dabei stand eine Anforderung ganz oben auf der Wunschliste, nämlich möglichst eine virtuelle Telefonanlage, die als softwarebasierte Lösung bezogen werden kann, ohne dass es einer eigenen Telefonanlage im Unternehmen bedarf. So sollte der interne Aufwand gesenkt werden. Erneut konnte sich O2 Business mit seinem Lösungsangebot durchsetzen: Digital Phone, die virtuelle Telefonanlage von O2 Business, entsprach den Wünschen der GGSD am ehesten: „Eine physikalische Telefonanlage muss man eigentlich alle zehn Jahre erneuern, das heißt man muss viel Geld in die Hand nehmen. Bei einer virtuellen Telefonanlage ist das nicht der Fall. Wir zahlen pro Anschluss eine bestimmte Gebühr, das lässt sich wirtschaftlich besser darstellen – und wir haben auch hier eine Kostenreduktion von gut 20 Prozent“, lobt Tuschl. „Da wir durch unsere Mobilfunkverträge mit O2 Business wussten, wie gut der Support, die Kundenbetreuung dort sind, sind wir auch beim Festnetz zu diesem Anbieter gegangen – und sehr zufrieden.“
2016 hat die GGSD angefangen, ihre Standorte sukzessive auf Digital Phone umzustellen. Seither bleibt dem IT-Mitarbeiter viel Arbeits- und Reisezeit erspart, denn wenn ein Standort einen zusätzlichen Telefonanschluss benötigt, muss Tuschl nicht mehr hinfahren und den Anschluss konfigurieren. Er richtet ihn einfach an seinem Computer per Weboberfläche ein.
Digital Phone wird in redundant ausgelegten Rechenzentren in Deutschland gehostet, funktioniert vollkommen ortsunabhängig – nur eine Internetverbindung ist erforderlich – und ist flexibel skalierbar. Darüber hinaus bietet die Cloud-Lösung zahlreiche Funktionen, die den Mitarbeitern der GGSD das tägliche Arbeiten erleichtern: Dazu gehören zum Beispiel E-Faxe, die als E-Mail zugestellt werden, die Online-Verwaltung der Telefone, die Weiterleitung von Mailbox-Nachrichten als Audio-Anhang per E-Mail und vieles mehr. Zudem können Mitarbeiter auch unterwegs und zu Hause über ihre geschäftliche Festnetznummer telefonieren und bleiben einfach über das Internet erreichbar.
Die GGSD-Standorte, die bereits umgestellt sind, nutzen Tischtelefone von Yealink – Sekretariate und Schulleitungen das Modell T48S, Lehrkräfte das Modell T42S. Als Mobiltelefon wird von Panasonic das Modell KX-TGP600 und die Erweiterung KX-TPA60 benutzt. Auch in Sachen Bedienung bringt die Standardisierung Vorteile: Wenn Mitarbeiter an einen anderen Standort wechseln, kennen sie sich mit der Hardware gleich aus und müssen sich nicht umstellen. So vereinfachen Mobilfunk, Festnetz und virtuelle Telefonanlage aus einer Hand die Administration. Es sinken die Kosten. Für die Mitarbeiter ist die Nutzung an allen Standorten dieselbe und damit ein Plus fürs effiziente Arbeiten.
