Microsoft 365: Vorteile im Privatleben

1. Was ist Microsoft 365? 
2. OneNote und Microsoft To Do: Einkäufe und Aufgaben überblicken
3. Microsoft Teams: Familientreffen in Sekundenschnelle 
4. Outlook: Entspannt den Überblick behalten
5. Family Safety: Deine Familie schützen
6. OneDrive: Erinnerungen sicher aufbewahren
7. Fazit zu Microsoft 365 
8. Häufig gestellte Fragen

Wenn du in einem Büro arbeitest, kennst du Microsoft 365 vermutlich schon. Aber wusstest du, dass die Programm-Sammlung auch deinen privaten Alltag bereichern kann? Die Anwendungen können dir helfen, dich in verschiedenen Situationen zu organisieren und die täglichen Dinge des Lebens zu erleichtern. Insbesondere, wenn du Nachwuchs hast. In diesem Artikel zeigen wir dir die Microsoft-Suite aus einer ganz anderen Perspektive.

Microsoft 365 ist eine Sammlung von Produktivitäts-Tools. Sie enthält verschiedene Apps wie Word und Excel, aber auch Cloud-Speicher.

Der Dienst ist via Abo verfügbar. Die Preise orientieren sich am Funktionsumfang des jeweiligen Abo-Pakets. So kannst du beispielsweise einen Tarif für einen einzelnen Privatanwender wählen oder deine ganze Familie per Family-Abo mit Microsoft 365 versorgen.

Der Vorteil dieses Abomodells ist, dass du jederzeit die aktuellen Versionen der enthaltenen Apps bekommst. So profitierst du sofort, wenn Word, Excel und Co. neue Features erhalten. Zudem bietet Microsoft jederzeit technischen Support für dich. Bei Office-Lizenzen, die einmalig erworben werden, hast du diese Vorteile nicht.

Noch mehr Unterschiede zwischen den Office-Versionen zeigen wir dir im verlinkten Ratgeber.

Auch abseits der Arbeit haben wir Tag für Tag eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen. Sei es der Wocheneinkauf, Organisatorisches für die nächste Urlaubsreise oder eine Erinnerung, dass wir noch ein Geburtstagsgeschenk für den besten Freund brauchen. Einen Überblick über all diese Aufgaben zu behalten, ist ohne Hilfe nicht so einfach.

Microsoft 365 greift dir mit OneNote unter die Arme. In der App erstellst du digitale Notizbücher. So kreierst du beispielsweise ein Notizbuch namens „Einkaufsliste“ und ein weiteres namens „Haushalt“. In „Einkaufslisten“ fügst du eine Liste mit Check-Boxen ein, hinter denen du die notwendigen Einkäufe der Woche anlegst. Das Beste: Das Notizbuch lässt sich mit deiner Familie teilen. So kann jeder seine Wünsche mit auf die Liste packen und abhaken, sobald der Einkauf erledigt ist.
 

Für unser anderes Beispiel legst du im Notizbuch „Haushalt“ eine Tabelle an. Dort trägst du Folgendes ein: Familienmitglieder, anfallende Haushaltspflichten und wer sie wann erledigen soll.  So behält jedes Familienmitglied den Überblick und kann schnell in OneNote nachschauen, wer mit dem Rausbringen des Mülls dran ist. Das sind nur zwei Beispiele für die Einsatzbereiche von OneNote.

Deiner Kreativität sind (fast) keine Grenzen gesetzt. Dank der Zeichnen-Funktion lässt sich OneNote auch als Kreativecke für deine Ideen nutzen – halte sie am besten in Skizzen fest.

Eine abgespeckte Alternative zu OneNote ist Microsoft To Do. Vielleicht reichen die Funktionen für dich bereits aus und sie decken deinen Bedarf an To-do-Listen oder Erinnerungen ab. Brauchst du noch mehr Features, wechselst du zu OneNote.

Die Corona-Pandemie hat Videoanrufe zu einem wichtigen Ritual für viele Familien gemacht. Innerhalb von Sekunden versammeln sich alle Familienmitglieder vor der Kamera und rücken zumindest virtuell zusammen. Selbst, wenn sie eigentlich hunderte von Kilometern voneinander entfernt sind. Das Video-Tool von Microsoft 365 ist Teams.

Egal, ob du ein Gespräch unter vier Augen führen möchtest oder deine Familie aus dutzenden Personen besteht, die allesamt in den Video-Call müssen: Microsoft Teams bringt euch zusammen. Reine Audioanrufe sind ebenso möglich, falls einige Teilnehmer keine Kamera haben. Die App lässt sich auch auf Smartphones nutzen, was es Familienmitgliedern noch einfacher macht, einem Anruf beizutreten.
 

Neben Anrufen bietet Teams Chat-Kanäle. Erstelle beispielsweise eine Familiengruppe und zusätzlich eine Gruppe für Freunde sowie eine Gruppe für den erweiterten Bekanntenkreis. Je nachdem, was gerade ansteht, informierst du immer die richtigen Menschen und hältst alle auf dem Laufenden.

Dank dem „Communities“-Feature geht das noch tiefgreifender. Teile in den Gruppen Fotos, Videos oder plane die nächste Veranstaltung mit anderen Nutzern. Für Sportvereine, wohltätige Organisationen und Nachbarschaftsgruppen ist „Communities“ ein praktisches Tool, um in Kontakt zu bleiben.

Mit Outlook bekommst du einen zentralen Anlaufpunkt für Mails, deinen Kalender und anstehende Aufgaben. Im Mail-Bereich lassen sich mehrere Konten einbinden. Entweder schaust du diese einzeln nach neuen Nachrichten durch oder siehst die zusammengefasste Liste aller Mails. Bei Mails ist ein besonders leistungsfähiger Spamfilter nötig. Outlook gibt dir die Möglichkeit, festzulegen, wie aggressiv der Filter vorgehen soll. Zudem lernt er mit jeder in den Spamordner verschobenen Mail, um künftig bessere Einschätzungen vorzunehmen.

Im Kalenderbereich findest du deine Termine. Termine anderer Familienmitglieder stehen ebenso zur Verfügung. So haben gerade Eltern einen guten Überblick darüber, wann eigene Termine und die der Kinder kollidieren. Neue Termine, die du anlegst, kannst du direkt an andere Outlook-Nutzer schicken. So sehen alle den Termin in ihrem Kalender. Im Aufgabenbereich führst du zudem einfache Listen, um bestimmte Aufgaben in der Familie zu verteilen.

Möchtest du deine Familie im Netz besser schützen? Dann lohnt sich Family Safety unter Umständen für dich. Das Tool gibt es bereits in einer kostenlosen Variante mit vielen Funktionen. Allerdings erweitert sich der Funktionsumfang im Abo von Microsoft 365 beträchtlich.

Zunächst kannst du mit Family Safety Zugriffe auf Apps oder ganze Geräte zeitlich beschränken. Das ist vor allem mit Nachwuchs nützlich, der sich an Bildschirmzeiten halten soll. Du legst etwa fest, dass die Xbox oder der Windows-PC nur für eine Stunde am Tag genutzt werden darf. Die App ist dabei aber nicht einseitig und nur restriktiv. Dein Nachwuchs kann direkt über die App nachfragen, ob du mehr Bildschirmzeit als Ausnahme erlaubst. Mit einem Überblick in den Aktivitätsberichten wertest du präzise aus, wie viel Zeit der Nachwuchs mit Apps und Gadgets verbringt.

Zusätzlich lassen sich für Spiele, Apps, Webseiten und Suchmaschinen Filter aktivieren. Auch hier profitieren Eltern, die ihren Nachwuchs vor jugendgefährdenden Inhalten schützen wollen. Ist der Filter aktiv, ist kein Zugriff für den Nachwuchs mehr möglich.

Zu guter Letzt bietet Family Safety eine Standorterkennung. Darüber siehst du, wo sich andere Familienmitglieder gerade befinden, sofern ihre Handys mit dem Internet verbunden sind. Zudem lassen sich Orte hinterlegen – um beispielsweise schnell zu erkennen, wer zu Hause, auf der Arbeit oder in der Schule ist.